Louer un bureau en business center : que des avantages !

Au bureau, de grands travaux de rafraichissement salutaires ont été prévus de longue date. Une rénovation d’importance, qui va redonner un coup de peps à l’image de notre entreprise, avec réaménagement des espaces de travail, etc.  Inutile de dire que nous avons hâte ! S’est posée toutefois la question d’un emplacement temporaire pour notre service, durant  2 mois, tout de même. Nous sommes  5 employés temps plein et une freelance qui vient plusieurs fois /semaine. Ca faisait beaucoup à recaser, et en ville, impossible de trouver un endroit aménageable en bureaux dans notre budget. Quelqu’un nous a suggéré de nous rendre dans un centre d’affaires,  où des bureaux tout équipés étaient disponibles, le temps nécessaire !

Un business center ? Pourquoi faire ?

Mais qu’est-ce qu’un business center ? Le nôtre est situé dans un grand immeuble rénové, avec une aile neuve. Quelques centaines de personnes y évoluent chaque jour : des locataires : startups, PME, indépendants,…et un personnel d’accueil et de secrétariat rôdé à la tâche.

IMG- Trucs de nanas
Location d’espaces de travail pour professionnels et entreprises en Belgique

Le centre d’affaires propose chaque jour des solutions aux professionnels qui ont besoin d’un espace de travail à court, moyen ou long terme ! Imaginez : certaines entreprises restent en bureau d’affaires tout au long de l’exercice de leur activité ! Explications :

  • Location d’un ou plusieurs bureaux longue durée: ce sont les PME surtout qui ont recours à cette utilisation permanente, mais aussi certaines grosses boîtes. Ils trouvent leur intérêt de disposer d’un espace de travail flexible et équipé des technologies pour travailler ;
  • Louer un/des bureaux à temps partiel : il arrive que certains employés doivent effectuer des missions ponctuelles, qu’ils travaillent en différents endroits et doivent se retrouver dans la région x heures/semaine ;
  • Location de bureaux à court terme : des entretiens d’embauche ou d’évaluation à organiser hors des murs de l’entreprise ? Des prospects ou fournisseurs à rencontrer de façon décentralisée ? Les bureaux se louent à la journée, demi-journée ou heure.

Avantages pour les entreprises de louer un bureau équipé

Disposer d’un bureau privatif au sein d’un centre d’affaires est très avantageux pour les entreprises ! Elles disposent d’office de nombreux services, compris dans leur contrat de location. Ces services sont des coûts fixes, facturés mensuellement, sans démarche complémentaire préalable. Je m’explique : nul besoin  de chercher un opérateur téléphonique, de s’abonner à un fournisseur d’électricité, de commander ses meubles de bureau ou une nouvelle imprimante…Tous les frais, taxes et charges locatives sont compris dans votre facture ! Voilà qui simplifie une comptabilité !

Voici les autres frais compris dans votre contrat de location :

  • Tarifs attractifs: vous ne payez que pour les mètres carrés occupés pour le travail. Tous les espaces communs : couloirs, toilettes, photocopieuses,…ne sont pas comptabilisés. Si vous louez un espace professionnel en ville, tous les mètres carrés vous sont comptés, même si au final, ils ne vous sont pas utiles ;
  • Personnel d’accueil aux heures d’ouverture: de 8h à 18h30 (variable selon les centre d’affaires), soyez assurés de toujours trouver une aide pour guider vos visiteurs dans le bâtiment, réceptionner votre courrier et vos colis, appeler la maintenance technique qui est sur place, prendre note des messages en votre absence, etc.
  • Fléchage dans le bâtiment au nom et logo de votre entreprise ;
  • Accès sécurisé 24h/24, 7j/7: ayez accès à vos bureaux à tout moment grâce à un badge sécurisé ;
  • Accès à un coin cuisine, une machine à café…
  • Entretien quotidien des locaux.

Les centres d’affaires ont cet autre avantage d’être particulièrement bien situés et accessibles. Ils disposent en plus d’un parking aisé pour vous et vos visiteurs. C’est bien plus commode que de donner rendez-vous à son prospect en plein centre-ville !

Oh, et il n’y a pas que des bureaux de taille variable, mais aussi des open spaces, carrément! Quand je vous dis que c’est grand, et sur plusieurs étages, ça laisse place à toutes sortes d’aménagements! Là, c’est soit le business center qui aménage et répartit l’espace de travail selon les demandes du preneur, soit c’est le locataire qui prévoit tout le nécessaire.

Services complémentaires à votre contrat de location

Outre ces facilités comprises dans votre contrat de location, vous avez accès à des services complémentaires ! Le contrat de location est très flexible. Vous pouvez ajouter des prestations, changer au profit d’un local plus petit ou plus grand selon l’évolution de vos activités et ressources humaines.

  • Occupation d’une salle de formation, de conférence ou de séminaire quand vous le souhaitez : bien sûr, ces salles d’une contenance variable selon les besoins peuvent être équipées de tout le matériel audiovisuel nécessaire à la présentation des chiffres et objectifs de l’entreprise. L’espace peut être subdivisé en plusieurs workshops, avec nu espace commun pour se retrouver ensuite et partager le fruit de nos réflexions ;
  • Services d’une secrétaire : il est possible d’obtenir un service de secrétariat à la carte : faut-il juste encoder des données, taper le compte-rendu d’une réunion ou d’un séminaire, obtenir un coup de main pour le classement de documents (une entreprise y a eu recours après un sinistre das ses locaux. des dossiers avaient été sauvés à la va-vite, et le temps d’occupation en centre d’affaires – durant les expertises et travaux – a servi notamment à reclasser dossiers et documents comptables…Un sacré boulot!), mise sous enveloppe d’un mailing, etc.
  • Permanence téléphonique : vous êtes en réunion, en voyage d’affaires ou simplement à un dîner d’affaires avec un gros client ou prospect? Pas de souci! Vos messages téléphoniques (comme ceux laissés par des visiteurs) sont pris et transmis. Vous pouvez laisser des instructions pour ces messages. Un service impeccable et vraiment personnalisé, je vous le dis!
  • Utilisation d’un photocopieuse performante à chaque étage ;
  • Les repas chauds ou froids pris dans un restaurant d’affaires : pas de business center sans son restaurant interne et pratique! C’est très facile, il n’y qu’à prendre l’ascenseur et on y est. Les menus sont variés et de qualité nutritionnelle. Certaines entreprises réservent même le restaurant le soir ou durant le week-end, pour leur évènement et repas de fin d’année, par exemple.

Essayer le centre d’affaires, c’est l’adopter!

En tout cas, nous avons vraiment adopté le système ! il sera difficile de quitter ce bel espace, ultra fonctionnel…heureusement, on nous a assuré que ce serait le cas de nos futurs bureaux !

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